Kilka Wstępnych Uwag W Fazie Przygotowania Do Wyboru Systemu Informatycznego

Kilka lat pracy na rzecz oferenta zintegrowanego systemu informatycznego klasy ERP, dały mi wiedzę z zakresu:

- samego systemu

- trybu jego oferowania

- rynku oferentów systemów

- zagrożeń dla potencjalnych użytkowników

Krokiem do sukcesu w procesie wyboru systemu jest uświadomienie sobie, że rozmowy z oferentami, to nic innego jak rodzaj testu psychologicznego – poznać szczerość i profesjonalizm dostawcy.

Dlatego w umiejętny sposób, poprzez różne formy zapytań, doprowadzać do uzyskania potwierdzeń albo zanegowania nas interesujących informacji przez samego oferenta.

Na przykład w ramach tabel –

„Aplikacja przetargowa dokument obcy” – generalnie tabela też w swoich częściach dostępna w Internecie, stosowana przez niektóre firmy konsultingowe, które w procesie oceniania oferentów – przekazują ją dostawcom do samodzielnego wypełnienia. Modelowana w zależności od potrzeb.

„Specyfikacja wymagań do systemu” – ma pewne, albo całkowite podobieństwo do tabeli wcześniej. Pozycje w jej treści też powinny być dostosowane do specyficznych oczekiwań – a to już Współpracownicy uczynią najlepiej.

„Pytania sektorowe” – tabela powinna być uzupełniana w trakcie rozmowy bezpośredniej, a potem konfrontowana z przesłanymi odpowiedziami.

RAMOWA OCENA DOSTAWCÓW

1. Pytania wstępne

Pewnie pytania tu zawarte Państwo już zadali, a jeżeli niektórych – nie – warto je zadać.

a. „Procent nieudanych wdrożeń” – nie ma 100% udanych wdrożeń, w tym miejscu oferent właśnie tak powinien odpowiedzieć. Pytanie jest z rodzaju tych podchwytliwych. Przy tym punkcie oferent – raczej – powinien opisać przypadki zdarzających się trudności, przyczyn niezadowolenia.

b. Struktura zatrudnienia.

Tu też jest pewna przewrotność. Z jednej strony dla przyszłego użytkownika ważne jest by zarówno w procesie wdrożenia – od etapu poznawania przedsiębiorstwa, poprzez proces wdrożenia i oddania

2. Wdrożenie

a. Pytanie o liczbę osób – też jest nieco przewrotne – jeżeli część z wdrożeniowców nie będzie brała udziału w całym procesie – w podtekście jest pytanie o spójność całego procesu.

b. W tej części – z punktu widzenia przyszłego użytkownika jest – określenie terminów (nawet przybliżonych – rozumiem, że ta rozmowa będzie prowadzona, gdy przedstawiciele oferenta zapoznali się ze specyfiką przedsiębiorstwa; wiem – precyzyjniejsze określenie terminów będzie przedstawione w fazie późniejszej ) i ustalenie etapów oraz zasad oddawania systemu do użytku oraz powiązania z tym systemu płatności za system. Sądzę, iż należy oczekiwać, wymagać okresu ochronnego – czyli – ostatnia płatność (sądzę nie mniejsza niż 1/3 wartości całości) powinna nastąpić po upływie np. 3 miesięcy od zakończenia procesu wdrożenia. W tym czasie zgłaszane wszelkie niedogodności, nieprawidłowości powinny być usuwane (wprowadzane korekty) na koszt oferenta.

c. Okres gwarancji – przyznać trzeba, że w tym wypadku to też jest pewna przewrotność, ale – Państwo oczekują niezawodności systemu, bo Państwo go wprowadzają nie po to, by jeszcze samodzielnie kontrolować poprawność jego pracy (między nami: zawsze trzeba zachować margines nieufności) – zatem, co jeżeli w wyniku pracy systemu, czy też pracy jego elementów dojdzie do np. (w skrajnym przypadku) blokady zakładu? Zatem chodzi o niezawodność pracy systemu i precyzyjnie określenie zakresu prac (już w czasie eksploatacji) wykonywanych na koszt oferenta i też konsekwencji, jeżeli z tego tytułu dochodzi do istotnych zakłóceń w pracy zakładu.

Czyli oczekiwana odpowiedź – gwarancja jest stała. Dlaczego? Oprogramowanie nie jest rzeczą materialnie się zużywającą, ale technologicznie ulegającą „zestarzeniu”, jednakże wprowadzane tzw. abgrade’y odmładzają system, więc system powinien stale być nowy.

Uwaga na marginesie: to też musi być uwzględnione w umowie – roszczenia.

Ba, zapewne oferent – co rok, albo co kilka lat wprowadza nowy wygląd zewnętrzny i do niego są wprowadzane nowe funkcje i tu pytanie – co wówczas? Czy zaistnieje konieczność kupowania nowej wersji? No, właśnie, jeżeli tak – co z elementami dedykowanymi, pisanymi do starej wersji?